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Es gab eigentlich niemanden, der unter der Hitzewelle der letzten Tage nicht zu leiden hatte, Tageshöchstwerte von 40°C waren da in vielen Büros keine Seltenheit! Kein Wunder also, dass es so mancher notgedrungen etwas langsamer angehen lassen musste. Das mag für den einen oder anderen Arbeitgeber vielleicht ein Ärgernis bedeuten, dem muss aber nicht so sein – ganz im Gegenteil! Oft kann es sogar produktivitätssteigernd wirken, mal einen Gang runterzuschalten und ein Päuschen einzulegen. Allzu oft wird Schnelligkeit nämlich mit Effizienz gleichgesetzt, ein fataler Fehler, wie ich finde. „Schnell“ heißt nämlich noch lange nicht „gut“! Viel wichtiger ist es doch, was hinten dabei rauskommt: Wenn ich 12 Stunden am Stück ohne Punkt und Komma maloche, ohne dabei zu pausieren, schwindet meine Konzentration zusehends und ich fange an, Fehler zu machen. Diese dann wieder auszumerzen, nimmt wiederum Zeit in Anspruch und so kann es schnell passieren, dass ich am Ende sogar deutlich mehr Zeit auf eine Aufgabe verwendet habe. Hier ein paar Vorschläge, die dabei helfen können, die eigene Arbeitskraft optimal zu nutzen:

Genügend Schlaf!
Das klingt jetzt vielleicht abgedroschen, ist aber in Zeiten von “Allnighter“, “Nightshifts” und steigender Wochenend-Arbeit aktueller denn je. Vor allem junge Manager meinen oft, ihren Vorgesetzten mit massig Überstunden und “Facetime” beeindrucken zu müssen. Oft schlagen sie sich dann ganze Nächte mit Powerpoint-Präsentationen und Excel-Tabellen um die Ohren und hoffen, so schnell die ersehnte Beförderung zu ergattern. Das ist aber oft ein Trugschluss! Denn ganz ehrlich, welcher Chef will einen ständig übermüdeten und kränkelnden Mitarbeiter jeden Morgen vor sich stehen haben? Dann doch lieber mal früh ins Bett!

Miteinander reden!
E-Mails sind unfassbar nützlich und haben unseren Arbeitsalltag revolutioniert. Eines können sie aber dennoch nicht ersetzen: persönlichen Kontakt. Jeder der schon einmal in einem Team gearbeitet hat weiß, wie wichtig menschliche Interaktion bei der Lösung von Aufgaben ist. Es mag zwar im ersten Moment oft praktischer erscheinen, jemanden schnell in Kopie zu setzen, um ihn über ein spezielles Projekt zu informieren, es kann hierbei allerdings schnell passieren, dass es zu Missverständnissen kommt, oder die Email in den unendlichen Weiten des Outlook-Kontos verschollen geht. Warum also nicht mal schnell beim Kollegen vorbei schauen, oder kurz bei ihm anrufen? Das ist oft nicht nur schneller, sondern sorgt auch gleich noch für ein positives Arbeitsklima!

Pausen einlegen!
Damit meine ich natürlich nicht Zeit totschlagen oder faulenzen. Es kann aber durchaus sinnvoll sein, sich eine kurze „Auszeit“ zu gönnen und sich dann mit klarem Kopf wieder in die Arbeit zu stürzen. Vor allem bei zähen und langwierigen Projekten kann das wahre Wunder wirken. Diese Zeit muss aber keinesfalls „vergeudet“ sein, man kann zum Beispiel kurz zum Kollegen rübergehen und ein anderes Projekt besprechen, seine To-do-Liste aufräumen oder den kommenden Arbeitstag planen. Auf diese Weise hat man dann sowohl seine eigene Konzentrationsfähigkeit wieder erhöht, als auch (lästige) Planungsarbeiten erledigt – ganz nebenbei und ohne Anstrengung!

“Effizientes Arbeiten“ muss nicht gleichbedeutend mit zeitlichem “An‘s-Limit-gehen“ sein. Manchmal kommt es nur darauf an, seine mentalen und physischen Ressourcen gezielter einzusetzen und einfach mal einen Gang zurückzuschalten.

Egal ob Angestellter oder Freelancer, wir alle kennen das Problem: man sitzt vor einem riesigen Berg Arbeit, die „To-Do- Liste“ zum Bersten voll mit „sehr wichtig“-Aufgaben und eigentlich hätte die Hälfte schon vorgestern erledigt werden sollen. Bis man dann die wirklich wichtigen Sachen herausgepickt hat, ist der halbe Tag schon wieder rum, ohne nennenswertes Ergebnis – frustrierend, oder? Aber soweit muss es gar nicht erst kommen! Oft sind es nur Kleinigkeiten, die uns davon abhalten, produktiv zu arbeiten. Es genügt meist schon, ein paar simple Regeln einzuhalten – die fünf wichtigsten habe ich Ihnen hier einmal aufgeführt:

1. Ein minimalistisch eingerichteter Arbeitsplatz
Je weniger auf dem Schreibtisch herumliegt, desto weniger Ablenkung gibt es. Zwar vermittelt es einem ein wohliges Gefühl, Fotos der Lieben um sich herum aufzustellen und den Schreibtisch anderweitig zu verschönern, der eigenen Konzentrationsfähigkeit ist dies jedoch meist abträglich. Deshalb gilt: Weniger ist mehr – alles, was man nicht unbedingt zum Arbeiten braucht, hat zu verschwinden!

2. Fokussiert bleiben
Dies ist meist einfacher gesagt als getan, vor allem wenn man Freelancer oder selbstständig ist und viel von zu Hause aus arbeitet. Es gibt oft einfach viel zu viele Ablenkungsmöglichkeiten, die einen schnell dazu verleiten, ein bestimmtes Projekt zu sehr zu vernachlässigen. Deshalb: Eins nach dem Anderen abarbeiten! Man ist immer schneller fertig, wenn man sich die Dinge der Reihe nach vornimmt – erfolgreiches Multitasking ist ein Mythos.

3. Unnötige Programme schließen
Wann immer ihr euch Zeit zur Bewältigung einer spezifischen Aufgabe nehmt: Beendet alle Anwendungen auf dem Mac oder PC und macht alle Browser-Fenster zu, die euch von der Arbeit ablenken könnten. Programme wie TweetDeck, Firefox oder Outlook sind zwar tolle Tools, aber auch wahre Produktivitäts-Killer.

4. Die Magie der Deadline
„Was du heute kannst besorgen, …!“ Ja, ja ich will es gar nicht wiederholen, so angestaubt ist diese Weisheit und dennoch will sie einfach nicht aus der Mode kommen. Auch wenn es schwer fällt, muss man wann immer man sich ein Ziel gesetzt hat, dies auch im dafür angesetzten Zeitrahmen erledigen. Ist die erste Frist verbummelt, wird sich dies wie ein roter Faden durch das ganze Projekt ziehen. Ich halte zwar nicht viel von superhartem Zeitmanagement bzw. davon jeden noch so kleinen Task mit jeder Eventualität bis ins Detail zu planen. Aber ohne eine Deadline wird eine Aufgabe nie fertig. Erstaunlicher Weise schaffen viele in der Woche vor einem Urlaub mehr Arbeit weg, als in einem ganzen Monat – das ist die Magie der harten Frist am Ende der letzten Woche im Büro. Warum also nicht auch an einem normalen Arbeitstag?

5. Aufgaben richtig portionieren
Eine effiziente Aufgabenplanung wirkt Wunder! Hierbei sollte man wie folgt vorgehen: Man schaut sich zunächst die Projekte an, die in der kommenden Woche anstehen. Das geht am besten ganz entspannt am Sonntag Abend beim Tatort oder Bierchen. Was ich jeweils auch noch mache, ist eine Übersicht über meine Wochentermine aufzustellen. So geht mir nichts durch die Lappen. Aus diesen picke ich mir dann meine Tages ToDo´s. Manchmal setze ich dabei schon alle Aufgaben für jeden Tag am Anfang der Woche fest. Aber selbst wenn ich das nicht mache oder die Woche mal wieder anders verläuft als geplant, habe ich so eine Quelle auf die ich zurückgreifen kann, um sicher zu gehen, dass nichts Wichtiges vergessen wird.

Ob man dabei die Rockefeller-Methode aus dem magmag-Notizbuch verwenden möchte oder doch lieber nach dem Prinzip One Task Per Day arbeitet, bleibt jedem selbst überlassen. Die Grundregeln bleiben die gleichen.

Wer sagt, dass ein Arbeitsplatz 4 Wände braucht?

Bereits im Studium gründete Adrian sein erstes Unternehmen – eine Design-Agentur -, das er später in die Software-Entwicklungsfirma Zimtkorn umwandelte. 2007 fingen wir beide zusammen an, smaboo aufzubauen – ein Unternehmen, das sich den Spezialthemen Botschafter- und Social Media Marketing verschrieben hat. Ich kenne Adrian daher sehr gut und weiß, dass er einer der wenigen Unternehmer ist, die es beherrschen, mehrere Projekte parallel zu koordinieren und dabei immer noch in der Lage sind, ein vernünftiges Privatleben zu führen. Auch wenn es schon etwas abgedroschen klingt,  so lässt sich sein Arbeits- und Lebensmotto mit „Work hard – play hard!“  immer noch am besten umschreiben – und da „Spaß“ bei Adrian auf jeden Fall ganz weit oben steht, liegt die Betonung hier meist auf „play“.

„Meine wichtigsten Arbeitstools sind mein Mac und mein Notizbuch. Die Arbeitswoche beginne ich meist damit, mir einen Überblick über die vergangene Woche und die kommenden Tage zu verschaffen: Termine, Meetings, Projekte etc. Für jede meiner Firmen gibt es dann eine zusammenfassende Übersichtsseite der  wichtigsten Punkte, die es abzuarbeiten gilt. So behalte ich auch trotz der Flut an E-Mails, die mich täglich erreichen, immer den Überblick. Dieses Ritual habe ich auf Sonntag- oder Montagmorgen verlegt, denn wenn die Woche erst mal gestartet ist, bleibt hierfür eigentlich keine Zeit mehr.

Unter der Woche beginnt mein Tag ziemlich früh, so um 6.00 Uhr. Ich bin eher ein Morgenmensch und versuche die erste Tageshälfte produktiv zu nutzen. Dafür genieße ich dann meine Abende indem ich Sport treibe, oder zu Hause entspanne. Wenn grad kein wichtiges Projekt ansteht, verlasse ich das Büro auch recht zeitig – „Facetime“ oder „Arbeit nur um der Arbeit Willen“ halte ich für die Todsünden der modernen Arbeitswelt! Was soll man denn ohne einen gesunden Ausgleich sinnvolles schaffen?

Während ich dann frühstücke – was sich bei mir eigentlich immer auf zwei Tassen Kaffee beschränkt – mache ich mir ein Bild über den bevorstehenden Tagesablauf, einschließlich aller laufenden Projekte, und schreibe mir meine „Top 5 Aufgaben“ heraus. Wir arbeiten bei smaboo schon seit einiger Zeit mit der „5×5 Methode“ von Rockefeller. Diese hat sich für uns sehr bewährt, und wird eigentlich von allen Mitarbeitern angewendet. Erst danach gehe ich meine E-Mails durch. Da ich pro Tag an die 150 bis 200 Mails bekomme, ist „delete“ mein Lieblingsbutton. Alles was nicht wirklich wichtig ist, oder sich von allein geklärt hat, wird direkt gelöscht.

Ich pendle viel zwischen unseren Büros in Zürich und Berlin, daher sind mein iPhone für die Schweiz und mein BlackBerry für Deutschland natürlich auch unverzichtbar:  Jeden Morgen um Punkt 8.28 Uhr findet bei smaboo nämlich unser allmorgendliches „Good Morning Meeting“ (GMM) statt, mit dem wir gemeinsam in den Tag starten. Wenn einer von uns nicht im Office ist – was bei mir häufiger vorkommt – wählen wir uns in unseren Telco-Raum ein, und stimmen uns kurz (ca. 5-10 Minuten)  mit allen Mitarbeitern ab. So hat jeder einen Überblick über alle Projekte und startet gut organisiert in den Tag. Die Agenda ist dabei immer die gleiche: 1. Gute Neuigkeiten -  Was ist gestern Gutes passiert (irgendwas Gutes passiert immer!)? 2. Top 5 Tasks – Was steht heute bei mir auf dem Plan (Es müssen nicht immer 5 Punkte sein, manchmal ist es auch nur eine einzige wichtige Aufgabe)?  3. Fallstricke/Hindernisse – Hängt irgendeiner von uns bei einem Projekt fest? Müssen wir irgendwas dringend abklären? Das gleiche Meeting habe ich auch für die Zimtkorn eingeführt, dann allerdings um 9.06 Uhr. Achso, warum all die krummen Zeiten? Ist ein bewährter Trick, damit alle pünktlich kommen! Meetings, die zu geraden Uhrzeiten anberaumt sind, starten nämlich grundsätzlich immer zu spät. Das GMM verpasst keiner bei uns!

Da wir in beiden Firmen viel Projektarbeit haben, versuchen wir Meetings sinnvoll zu nutzen und vorher sauber zu planen. Wir setzen uns eigentlich nie „nur mal so“ zusammen, sondern versuchen immer die gemeinsame Zeit im Büro vernünftig zu organisieren. Wir halten zudem viele Meetings oft im Stehen ab, um nicht unnötig Zeit zu vergeuden. Hierbei halten wir uns immer auch an eine Agenda, die den groben Verlauf schon vorgibt. Das Problem mit Meetings in den meisten Großunternehmen oder Konzernen besteht darin, dass sie meist kaum vorbereitet sind und schlecht durchgeführt werden. Das ist mitunter der Hauptgrund, weshalb viele Leute Meetings nicht mögen, oder sie für Zeitverschwendung halten.

Über Mittag nehme ich mir immer ausreichend Zeit und lasse mich nicht hetzen. So kann ein Essen gut und gerne auch mal zwei Stunden dauern. Ich bin der Meinung, dass gerade für kreative Arbeit eine ordentliche Pause zwingend notwendig ist.

Aber egal, ob in Zürich oder Berlin, ich gehe nie allein Mittagessen! Es gibt kaum einen geeigneteren Zeitpunkt, um seine Mitarbeiter besser kennenzulernen oder sich mit neuen Kontakten oder Kunden zu treffen. Beim Mittagessen habe ich schon so manchen Auftrag, neuen Kunden oder neuen Mitarbeiter gewinnen können.

Mein ständiger Begleiter bei solchen Gesprächen ist immer auch mein Notizbuch – seit neuestem natürlich ein magmag. Neben meiner Wochen- und Tagesplanung werden dort nämlich auch Einfälle oder Ideen direkt festgehalten. Ich hätte wirklich ein echtes Problem, sollte ich es einmal verlieren (Bis jetzt ist dieser Fall, Gott sei Dank, noch nicht eingetreten.)! Dann hätte man eigentlich nur zwei Optionen zur Auswahl: Entweder der Finderlohn ist so üppig, dass man das Buch mit Sicherheit wieder zurück bekommt, oder man muss sich – wie in den guten alten Zeiten – wieder auf sein Köpfchen verlassen.”

Ich bin vor kurzem über ein Foto aus meiner Studienzeit gestolpert: Da habe ich anscheinend mal wieder für meinen Lieblingskurs „Buchhaltung“ gelernt. Ob ich dabei produktiv war, sei dahingestellt. Jedenfalls hatte ich ‘ne Menge Spaß – ich glaub‘ das kann man sehen. Dass Produktivität und Spaß bei der Arbeit allerdings durchaus miteinander einhergehen kann (wenn auch anders, als hier zu sehen), ist mir erst viel später klar geworden. Drauf gekommen bin ich durch meinen guten Freund und Studienkollegen Matze. Das Erstaunliche an Matze ist immer gewesen, dass er nicht nur super strukturierte Mitschriften verfasste, sondern sich vor allem auch beim Lernen voll in eine Sache hinein vertiefen konnte: Wenn man ihn ‘mal erreichen wollte, passierte es des Öfteren, dass das Telefon erst zwei Minuten klingeln musste, bis er schließlich ranging. Er war so konzentriert bei der Sache, dass er alles andere um sich herum einfach vergaß. Mir war damals überhaupt nicht bewusst, was das für eine beneidenswerte Eigenschaft ist! Denn sich wirklich fokussieren zu können, wirkt sich durchweg positiv auf die Qualität unserer Arbeit aus:

• Man ist produktiver und schafft mehr „vom Tisch“, wenn man sich nicht ständig ablenken lässt.
• Die Sachen, die man anpackt sind besser: Die Qualität der Ergebnisse steigt schlichtweg, wenn man nicht immer wieder zwischen den einzelnen Aufgaben hin- und herspringt.
• Aber vor allem: Die Arbeit macht mehr Spaß! Der Amerikanische Psychologe Mihaly Csikszentmihalyi nennt dieses Gefühl „Flow“. Es beschreibt einen Zustand, in dem man glücklich ist, und einem die Arbeit fast wie von selbst von der Hand geht.

So zu arbeiten wurde allerdings nicht jedem von uns in Wiege gelegt. Der eine oder andere würde zudem auch den Einwand äußern, dass dies nicht überall gleichermaßen gut funktioniert, vor allem bei Aufgaben, die uns vom Chef, Professor, Lehrer oder sonstigen Vorgesetzten aufgetragen wurden. Das ist aber genau der Punkt: Es funktioniert eben auch, oder gerade, mit diesen (unliebsamen) Aufgaben, nämlich so:

1. Raum für Konzentration schaffen Egal ob wir eher „kreativ chaotisch“ oder „spießig ordentlich“ sind, wir brauchen in jedem Fall genügend „Platz“ um uns zu fokussieren. Das gilt nicht nur für den Raum um uns herum, also unseren Schreibtisch, oder wo auch immer wir unseren Arbeitsplatz haben, sondern vor allem auch für den Freiraum im Kopf. Hat man ständig einen Stapel Papier auf dem Schreibtisch, gibt es (zu) viele Gelegenheiten, sich von seiner eigentlichen Aufgabe ablenken zu lassen – genauso auch im Kopf: Wenn ich mich den ganzen Tag darauf konzentriere, ja nichts beim Einkauf nachher zu vergessen, mir unbedingt noch eine Notiz für das Team-Meeting am Nachmittag zu machen, und bloß nicht Muttis Geburtstag zu vergessen, dann habe ich nicht den Freiraum, den ich für fokussiertes Arbeiten bräuchte. Die Methode, die ich persönlich am liebsten verwende – wie soll es auch anders sein – ist natürlich das Top 5 Prinzip von Rockefeller. Allerdings habe ich auch Tage, an denen ich mir nur einen einzigen Task vornehme und bewusst alles andere liegen lasse, bis dieser eine Task erledigt ist. Mein Kumpel Matze benutzt zwar auch ein magmag, hat aber eine andere Vorgehensweise, um einen klaren Kopf zu behalten. Da er sich momentan auf die Anwaltsprüfung in der Schweiz vorbereitet (tough shit!), benutzt er das magmag Notizbuch vor allem dazu, seinen Arbeitsplan aufzustellen: Er setzt sich also einmal hin, überlegt, wann welches Thema ansteht und stellt damit den Arbeitsplan auf. Wenn er mit einem Thema durch ist, hält er darin auch die genauen Zeiten fest, so dass er im Nachhinein immer weiß, wie lang er tatsächlich dafür gebraucht hat. So kann er die Planung nach und nach immer weiter verfeinern. Auch wenn Matze ein absoluter Schreibtisch-Chaot ist, schafft er sich damit dennoch Raum für konzentriertes Arbeiten.

2. Ablenkungen ausschalten Ein Problem, das in den letzten Jahren unglaublich stark zugenommen hat, ist die permanente Ablenkung: Alle paar Minuten erreicht uns eine E-Mail, erhält man Chatnachrichten auf Skype oder wird von jemandem angerufen; und dann muss man ja noch den Artikel fertiglesen und die Facebook Freundesanfragen beantworten. Der Mitherausgeber der FAZ, Frank Schirrmacher, vergleicht in seinem Buch „PAYBACK“ – sehr treffend, wie ich finde – die zunehmende Reizüberflutung mit Charlie Chaplins Film „Modern Times“ aus dem Jahr 1936. Der Protagonist (Chaplin) ist hier von der „Arbeitsmaschine“ gefangen und kann nur noch mit Müh und Not mit ihrem Tempo schritthalten. Das ist genau das Problem: Wir bestimmen viel zu wenig, was wir selbst machen wollen bzw., was eine wirklich wichtige Aufgabe ist! Es ist ja auch meist viel leichter in „hyperaktive Geschäftigkeit“ zu verfallen und dann, am Ende des Tages, anderen vorzujammern, wie viel man doch zu tun hat. Wirklich geschafft hat man dabei aber nichts, man hatte nur „viel zu tun“. Erfolgreiche Menschen, zu denen auch einige der reichsten Menschen der Welt zählen, haben für sich erkannt, dass die permanente Ablenkung durch Nichtigkeiten der größte Produktivitäts- und damit auch Geld-Killer ist. Sie lassen es sich sogar Geld kosten, nicht ständig unterbrochen zu werden und engagieren hierfür Assistenten, Telefonisten, Haushaltshilfen usw. Das kann sich nun nicht jeder leisten, aber bevor man diese Maßnahmen ergreift, kann man unzählige andere Dinge tun, um mögliche Ablenkungen zu reduzieren. Die einfachsten sind: Handy aus (wofür haben wir denn eine Mobilbox?), E-Mail Benachrichtigung abschalten, Skype aus, feste Zeiten für Facebook festlegen, Arbeitsblöcke in den Kalender eintragen, etc. Das Beste aber ist es, ganz einfach nur mit den Mitteln zu arbeiten, die wirklich gebraucht werden. Für Juristen wie Matze reichen dazu ein Gesetzestext und ein Notizbuch. Man kann sich strukturiert den Lernstoff erarbeiten und aufkommende Fragen für später notieren, die man dann gesondert im Internet recherchiert. So kommt man gar nicht erst in Versuchung, sich dann auch noch durch die zehn anderen Browser-Fenster durchzuklicken, und von einem Artikel zum nächsten zu surfen.

3. Die Kleinigkeiten machen den Unterschied

Gerade wenn man einer eintönigen Aufgabe nachgeht – fast jede Tätigkeit wird einmal langweilig, sobald eine gewisse Routine eingekehrt ist – neigt man dazu, seine Arbeit pauschal zu verurteil – “Willkommen im Jammertal!“, alles ist Montagmorgen und sowieso immer schon ätzend, und bei den Anderen ist alles besser – klar. Das ist ein großer Trugschluss! Was also tun, um die eigene Arbeit angenehmer zu gestalten? – Richtig , auf die Kleinigkeiten achtgeben! Es sind nämlich die kleinen Dinge, die uns für gewöhnlich aufheitern: Blumen, ein nettes Gespräch mit Kollegen, ein kurzes Schlendern im Park während der Mittagspause, oder ein Bierchen mit Freunden. So ist das auch bei der Arbeit: Man muss sich die Kleinigkeiten suchen, die einen aufheitern, Dinge, die uns dazu bringen auf jedes Detail zu achten, so dass es uns leichter fällt, sich, nach dieser „Ablenkung“, erneut wieder voll hinein zu vertiefen. Manchmal bedarf es nicht mehr als eines kleinen Farbklekses, und schon die Welt ist wieder in Ordnung. Matze hat so auch gleich eine „Selfmade Lösung“ für das Problem mit den Seitenzahlen beim magmag gefunden: Das Notizbuch eines Künstlers sieht sicherlich nochmal völlig anders aus, aber hier ist ja auch ein Jurist am Werk, und für einen Juristen ist das schon ziemlich gut geworden! Wer also seine Arbeit gut plant, um genügend Freiraum für fokussiertes Arbeiten zu schaffen, das Handy mal mit der Mobilbox allein lassen kann und Spaß an den kleinen Details bei der Arbeit entwickelt, der wird überrascht sein, was man an einem Tag so alles wegschaffen kann – und das mit Leichtigkeit!

Als wir uns letzte Woche mit unser Unternehmer-Runde zum monatlichen Meeting bei misterspex getroffen haben, ist mir aufgefallen, dass Kyan Noack, Gründer der DeinDesign GmbH, sich sein magmag mit einem DesignSkin aufgepimt hat. Sehr gelungen muss ich sagen. Aber das Ganze hat natürlich nicht nur den ästhetischen Vorteil, sondern ist auch ganz praktisch, wenn mehrere magmag`s auf dem Tisch liegen – wie es bei uns der Fall war.

Das Beste ist aber, dass es sich hierbei nicht nur um ein Einzelstück handelt. Auf designskins.com gibt es von nun an in der Kategorie “Büro” ganz offiziell die Skins für das magmag zu kaufen.

Echt klasse! Damit bietet die DeinDesign GmbH das erste “Zubehör” für das magmag an :-)

Vor ein paar Wochen habe ich eine Umfrage unter allen magmag Nutzern gemacht, um rauszufinden, was euch gefällt und vor allem, was besser werden soll. Denn das magmag geht nun in die zweite Runde und ich möchte das Feedback aller Heavy-User einfließen lassen, um die nächste Auflage noch besser zu machen.

Ein riesiges Dankeschön erstmal an alle Teilnehmer unter euch – 40% haben an der Umfrage teilgenommen, ich denke das kann sich sehen lassen. Was mich besonders freut ist, dass 87% von euch das Rockefeller-Prinzip nutzen, um produktiver zu arbeiten. Das ist schließlich die Kernidee des magmag`s und war mir daher besonders wichtig. Auch die Größe scheint die richtige zu sein, denn 90% aller Umfrageteilnehmer finden DIN A5 passend – mal schauen, vielleicht gibt es ja mal eine kleine Version für die Handtasche.

Ein häufig genannter Vorschlag waren Mindmaps bzw. einige blanko Seiten, um kreatives Arbeiten zuzulassen. Das war bisher in der Produktion nicht möglich, ich habe aber die letzten Wochen nach Lösungen gesucht und bin ganz zuversichtlich, dass die nächste Version blanko Seiten bekommt. Seitenzahlen was das nächste Thema. Das ist ein guter Punkt, denn Seitenzahlen machen es sehr viel leichter Querverweise für Notizen zu setzen und so auch seine Projekte besser um Überblick zu behalten. Ein nicht ganz einfaches Thema in der Produktion, daher kann ich noch nicht ganz zusichern, ob das was wird – aber ich bin dran. Das dritte große Thema ist: mehr Tipps und Anleitungen, um produktiver zu arbeiten. Das ist ein sehr guter Vorschlag, den ich mir natürlich sehr zu Herzen nehme. Schließlich ist das ja auch die Kernidee des magmag´s. Daher gibt es mit der zweiten Auflagen auch weitere Ideen, Inspirationen und konkrete Anleitungen für produktiveres Arbeiten.

Das Beste ist jedoch die ultimative Frage am Ende “Bestellst du dir ein neues magmag, wenn du es vollgeschrieben hast?” wurde von über 60% mit “Ja” beantwortet und signalisiert daher ganz klar: weitermachen!

Hier noch ein paar lustige Statements bzw. positives und kritisches Feedbacks aus der Befragung:

“Ich hätte gerne jeden Monat ein Video von der Sales-Sau Christoph!!!” [Da fühle ich mich geschmeichelt - gibt es demnächst auf smaboo.de ;-) ]

Produkt finde ich noch zu teuer. Kleinere Größe des magmag wäre auch interessant, um das magmag mal bequem in die Anzugtasche zu stecken…

“Ich bin völlig begeistert, liebe mein magmag. (…)”

“Optik, Haptik vollkommen in Ordnung. Papier super, es lässt sich auch angenehm mit Füller schreiben, Saugkraft ausreichend. Das Gummiband sollte länger sein.”

“Geile Geschichte!”

“Ich brauche mehr Anleitung.”

“Noch mehr Beispiele wie es optimal genutzt werden kann.”

“Bitte ändert nichts! Alles was mehr dazu kommt ist unnötiger Balast.”

“Das magmag ist eine echte Arbeitshilfe. Strukturiert & einfach. Und das Beste? Es braucht keinen Strom!”

In Studium gab es diese schöne Definition von Strategie: “Strategy means choice.” Ich glaube das war eines der wenigen Dinge, die jeder sofort behalten konnte. Das klingt ja auch eigentlich völlig banal, ist aber tatsächlich ein Satz von Tragweite. Denn Entscheidungen zu treffen ist für die meisten Menschen eine richtige Last. Und nun besagt ausgerechnet das Rockefeller Prinzip, dass man sich in 5 Minuten für die wichtigen Projekte bzw. Aufgaben des nächsten Tages entscheiden soll. Gerade, wenn dahinter richtig gewichtige Entscheidungen liegen oder sogar Risiken mit der Entscheidung verbunden sind, scheitern viele bereits an dieser Stelle.

Dabei ist Entscheidungen treffen eine richtig gute Sache. Ohne Entscheidungen bleiben wir zwar auf gewohnten Bahnen, werden aber nie die Möglichkeit haben, rauszufinden, was passiert wäre, wenn wir diese Bahnen verlassen hätten. Nur wer Türen zuschlagen kann, sorgt dafür, dass sich auch welche öffnen.

Gut – genug der Theorie. Hier geht es ja um Machen und daher habe ich mir überlegt, wie man die Fähigkeit, sich schnell zu entscheiden verbessern kann, damit man nicht ewig vor einen leeren Blatt (oder seinem magmag) sitzt, um die Top 5 für den nächsten Tag zu bestimmen:

1. Mit einfachen Dingen üben: Es gibt Leute, die müssen in einer Videothek alle DVD´s angeschaut, im Restaurant die ganze Karte gelesen haben oder noch besser kurz bis zum 31.12. warten, bis sie sich für die vermeintlich beste Silvester-Party entschieden haben. An solch einfachen Dingen kann man gut üben, sich schnell zu entscheiden und bewusst aus dem Bauch heraus etwas zu probieren.

2. Sich gezielt für die unangenehmen Dinge entscheiden: Man neigt oft dazu, die unangenehmen Dinge auf morgen zu verschieben, dann auf nächste Woche und irgendwann hat man keine Wahl mehr und wird zu einer Entscheidung gezwungen. Entscheiden kann man das dann allerdings nicht mehr nennen, man hat es ja nicht freiwillig getan.

3. Ein “NEIN” ist eine gute Entscheidung: Wer schon mal eine Firma aufgebaut hat oder im Vertrieb gearbeitet hat, kennt die tausend Ausreden, die kommen und die Vorwände, die aufgebracht werden, etwas nicht zu kaufen. Ähnlich ist es mit vielen anderen kleinen Dingen, für die wir uns entscheiden sollen: machen wir bei einem Verein mit, engagieren wir uns in der Lokalpolitik, sollen wir als Studentenvertreter kandidieren oder einfach nur die Einladung zur Party bei Freunden, obwohl man einfach mal ein entspanntes Wochenende haben wollte. Nein, nein, nein! Das ist ein herrlich befreiendes Gefühl, wenn man Spaß an Nein-Entscheidungen haben kann.

Also nur Mut zur Entscheidung!

Oft arbeitet man an langfristigen Projekten oder hat Aufgaben, deren Ergebnisse sich erst nach ein paar Wochen, Monaten oder manchmal sogar Jahren einstellen. Dabei ist es völlig egal, ob es sich um eine Werbekampagne handelt, die über ein ganzes Jahr geht oder die Lernphase für die Abschlussprüfungen in der Uni. Ganz häufig lässt in so einer Phase unsere Motivation nach und wir werden unproduktiv. Selbst bei einer Einteilung in Teilprojekten fällt es immer noch schwer den Überblick zu behalten.

Was also tun, um den Schwung und die Motivation beizubehalten?

Es gibt aber eine einfache Regel, mit der wir uns selbst oder auch unsere Mitarbeiter bei Laune halten können: Jeden Tag ein kleines Ergebnis. Klingt einfach und ist es auch, wenn man es richtig macht. Denn gerade in stressigen Zeiten neigt man dazu seine Top 5 Aufgaben unpräzise zu formulieren. Da steht dann “Präse Kunde XY” oder “Kooperation mit Lead-Agentur” oder “Seminararbeit Wirtschaftsrecht”. Das sind alles Aufgaben, die ein paar Tage oder vielleicht Wochen in Anspruch nehmen und dann habe ich jeden Tag die gleiche Aufgabe, die ich mitschleppen muss – das ist wirklich deprimierend!

Wenn man sich nun aber kleine Schritte vornimmt und die Aufgaben so zerlegt, dass man diese auch an einem Tag schafft, kann man sich jeden Tag über ein Ergebnis freuen und kommt zudem auch langsam aber sicher seinem großen Ziel näher.

Also statt “Einmal pro Woche bloggen” besser “Blogbeitrag über Motivation durch tägliche Ergebnisse diese Woche”. Erledigt!

Der Alltag ist schon echt gemein. Klar – man kann sich so viel vornehmen und dann gibt es doch wieder viel zu viele unvorhergesehene Dinge, die passieren. Oder Dinge, die dann doch wichtiger oder – schlimmer noch – dringender sind, als das was man ursprünglich machen wollte. Wer kennt nicht die Ablenkungen durch Kollegen, durch eine E-Mail, die einem die Stimmung versaut, durch die Verspätung bei der Bahn oder einfach nur durch die tausend kleinen Aufgaben während der voll gepackten Woche. Gerade Selbstständige oder Unternehmer müssen viele Dinge gleichzeitig im Griff behalten und laufen Gefahr sich leicht ablenken zu lassen.

So kann man viel Zeit damit verbringen sich selbst zu belügen, weil man vermeintlich “keine Zeit” für die eigenen Pläne oder Ziele hat. Das geht vielleicht mal ein paar Tage oder Wochen gut, aber wenn man Monate und Jahre damit verbringt, dreht man sich im Kreis statt voranzukommen. Wenn man sich nun aber auch nichts aufschreibt, Ziele festhält oder dokumentiert, was man den Tag über getan hat, merkt man das gar nicht. Deswegen ist es wichtig, alles schriftlich festzuhalten:

Wenn wir uns die Ziele für den Tag aufschreiben, haben wir immer wieder etwas, an dem wir uns in stressigen Phasen festhalten können. Wir können quasi eine “sinnvolle Ausrede” für “sinnlose Ausreden” finden, uns also auf die Dinge konzentrieren, die wichtig sind oder wirklich etwas bringen, anstatt Zeit zu vergeuden. Wenn wir dann noch die tägliche Arbeit dokumentieren, können wir uns im Nachhinein selbst kontrollieren und sehen, wie wir jeden Tag unserem großen Ziel ein Stück näher gekommen sind. So verhindern wir, dass wir uns selbst belügen – denn Papier ist gnadenlos.

Ich sitze gerade im Zug nach Berlin und da fällt mir die Welt Kompakt in die Hände. Nun habe ich gerade letzte Woche etwas zu ToDo-Listen geschrieben und lese zwei echt nette Artikel dazu: „Lust auf Langsamkeit“ von Lothar Seiwert, dem Autor vieler guter Bücher über Zeitmanagement und „Immer schön abhaken“ von Judith-Maria Gillies, Wirtschaftsjournalistin u.a. für Die Welt.

Ich finde die beiden Artikel sollten am besten zu einem zusammengefasst werden. Das Ergebnis wäre dann folgendes:

1. Aufgaben sollte man handschriftlich festhalten. Bierdeckel, Buch, Zettel – völlig egal, jedenfalls gehen sie so direkt von der Hand in bzw. aus dem Kopf und man verhindert die Auschieberitis, zu der uns Computer-Tools verführen.

2. Danach sollte man nicht wie ein aufgeschrecktes Workaholic-Huhn herum flitzen, sondern sich die nötige Zeit nehmen, an einer Aufgabe zu arbeiten. „Geduldige und entspannte Menschen sind nicht nur kreativer und haben mehr Spaß an der Arbeit, auf lange Sicht sind sie auch leistungsfähiger als ihre gestressten Kollegen.“ (Seiwert). Diese Spezies von Menschen, zu der auch sehr entspannte Unternehmer, wie Richard Branson oder Dietrich Mateschitz gehören, werden daher „Slobbies – Slower but better working people“ genannt.

3. Nach getaner Arbeit belohnt man sich selbst indem man die Aufgabe abhakt, denn Abhaken macht glücklich! Das kann ich auch aus eigener Erfahrung bestätigen. Es gibt nichts Besseres. Aufgeschreckte Workalholic-Hühner haben jedoch meist keine Zeit, das zu genießen, sie müssen ja weiterflitzen.

Ich für meinen Teil habe heute wieder meine Top 5 Aufgaben zum Abhaken. Ein Punkt ist soeben erledigt worden und damit genieße ich jetzt erst einmal den guten Start in die Woche.