Wer sagt, dass ein Arbeitsplatz 4 Wände braucht?

Bereits im Studium gründete Adrian sein erstes Unternehmen – eine Design-Agentur -, das er später in die Software-Entwicklungsfirma Zimtkorn umwandelte. 2007 fingen wir beide zusammen an, smaboo aufzubauen – ein Unternehmen, das sich den Spezialthemen Botschafter- und Social Media Marketing verschrieben hat. Ich kenne Adrian daher sehr gut und weiß, dass er einer der wenigen Unternehmer ist, die es beherrschen, mehrere Projekte parallel zu koordinieren und dabei immer noch in der Lage sind, ein vernünftiges Privatleben zu führen. Auch wenn es schon etwas abgedroschen klingt,  so lässt sich sein Arbeits- und Lebensmotto mit „Work hard – play hard!“  immer noch am besten umschreiben – und da „Spaß“ bei Adrian auf jeden Fall ganz weit oben steht, liegt die Betonung hier meist auf „play“.

„Meine wichtigsten Arbeitstools sind mein Mac und mein Notizbuch. Die Arbeitswoche beginne ich meist damit, mir einen Überblick über die vergangene Woche und die kommenden Tage zu verschaffen: Termine, Meetings, Projekte etc. Für jede meiner Firmen gibt es dann eine zusammenfassende Übersichtsseite der  wichtigsten Punkte, die es abzuarbeiten gilt. So behalte ich auch trotz der Flut an E-Mails, die mich täglich erreichen, immer den Überblick. Dieses Ritual habe ich auf Sonntag- oder Montagmorgen verlegt, denn wenn die Woche erst mal gestartet ist, bleibt hierfür eigentlich keine Zeit mehr.

Unter der Woche beginnt mein Tag ziemlich früh, so um 6.00 Uhr. Ich bin eher ein Morgenmensch und versuche die erste Tageshälfte produktiv zu nutzen. Dafür genieße ich dann meine Abende indem ich Sport treibe, oder zu Hause entspanne. Wenn grad kein wichtiges Projekt ansteht, verlasse ich das Büro auch recht zeitig – „Facetime“ oder „Arbeit nur um der Arbeit Willen“ halte ich für die Todsünden der modernen Arbeitswelt! Was soll man denn ohne einen gesunden Ausgleich sinnvolles schaffen?

Während ich dann frühstücke – was sich bei mir eigentlich immer auf zwei Tassen Kaffee beschränkt – mache ich mir ein Bild über den bevorstehenden Tagesablauf, einschließlich aller laufenden Projekte, und schreibe mir meine „Top 5 Aufgaben“ heraus. Wir arbeiten bei smaboo schon seit einiger Zeit mit der „5×5 Methode“ von Rockefeller. Diese hat sich für uns sehr bewährt, und wird eigentlich von allen Mitarbeitern angewendet. Erst danach gehe ich meine E-Mails durch. Da ich pro Tag an die 150 bis 200 Mails bekomme, ist „delete“ mein Lieblingsbutton. Alles was nicht wirklich wichtig ist, oder sich von allein geklärt hat, wird direkt gelöscht.

Ich pendle viel zwischen unseren Büros in Zürich und Berlin, daher sind mein iPhone für die Schweiz und mein BlackBerry für Deutschland natürlich auch unverzichtbar:  Jeden Morgen um Punkt 8.28 Uhr findet bei smaboo nämlich unser allmorgendliches „Good Morning Meeting“ (GMM) statt, mit dem wir gemeinsam in den Tag starten. Wenn einer von uns nicht im Office ist – was bei mir häufiger vorkommt – wählen wir uns in unseren Telco-Raum ein, und stimmen uns kurz (ca. 5-10 Minuten)  mit allen Mitarbeitern ab. So hat jeder einen Überblick über alle Projekte und startet gut organisiert in den Tag. Die Agenda ist dabei immer die gleiche: 1. Gute Neuigkeiten -  Was ist gestern Gutes passiert (irgendwas Gutes passiert immer!)? 2. Top 5 Tasks – Was steht heute bei mir auf dem Plan (Es müssen nicht immer 5 Punkte sein, manchmal ist es auch nur eine einzige wichtige Aufgabe)?  3. Fallstricke/Hindernisse – Hängt irgendeiner von uns bei einem Projekt fest? Müssen wir irgendwas dringend abklären? Das gleiche Meeting habe ich auch für die Zimtkorn eingeführt, dann allerdings um 9.06 Uhr. Achso, warum all die krummen Zeiten? Ist ein bewährter Trick, damit alle pünktlich kommen! Meetings, die zu geraden Uhrzeiten anberaumt sind, starten nämlich grundsätzlich immer zu spät. Das GMM verpasst keiner bei uns!

Da wir in beiden Firmen viel Projektarbeit haben, versuchen wir Meetings sinnvoll zu nutzen und vorher sauber zu planen. Wir setzen uns eigentlich nie „nur mal so“ zusammen, sondern versuchen immer die gemeinsame Zeit im Büro vernünftig zu organisieren. Wir halten zudem viele Meetings oft im Stehen ab, um nicht unnötig Zeit zu vergeuden. Hierbei halten wir uns immer auch an eine Agenda, die den groben Verlauf schon vorgibt. Das Problem mit Meetings in den meisten Großunternehmen oder Konzernen besteht darin, dass sie meist kaum vorbereitet sind und schlecht durchgeführt werden. Das ist mitunter der Hauptgrund, weshalb viele Leute Meetings nicht mögen, oder sie für Zeitverschwendung halten.

Über Mittag nehme ich mir immer ausreichend Zeit und lasse mich nicht hetzen. So kann ein Essen gut und gerne auch mal zwei Stunden dauern. Ich bin der Meinung, dass gerade für kreative Arbeit eine ordentliche Pause zwingend notwendig ist.

Aber egal, ob in Zürich oder Berlin, ich gehe nie allein Mittagessen! Es gibt kaum einen geeigneteren Zeitpunkt, um seine Mitarbeiter besser kennenzulernen oder sich mit neuen Kontakten oder Kunden zu treffen. Beim Mittagessen habe ich schon so manchen Auftrag, neuen Kunden oder neuen Mitarbeiter gewinnen können.

Mein ständiger Begleiter bei solchen Gesprächen ist immer auch mein Notizbuch – seit neuestem natürlich ein magmag. Neben meiner Wochen- und Tagesplanung werden dort nämlich auch Einfälle oder Ideen direkt festgehalten. Ich hätte wirklich ein echtes Problem, sollte ich es einmal verlieren (Bis jetzt ist dieser Fall, Gott sei Dank, noch nicht eingetreten.)! Dann hätte man eigentlich nur zwei Optionen zur Auswahl: Entweder der Finderlohn ist so üppig, dass man das Buch mit Sicherheit wieder zurück bekommt, oder man muss sich – wie in den guten alten Zeiten – wieder auf sein Köpfchen verlassen.”