Ich bin vor kurzem über ein Foto aus meiner Studienzeit gestolpert: Da habe ich anscheinend mal wieder für meinen Lieblingskurs „Buchhaltung“ gelernt. Ob ich dabei produktiv war, sei dahingestellt. Jedenfalls hatte ich ‘ne Menge Spaß – ich glaub‘ das kann man sehen. Dass Produktivität und Spaß bei der Arbeit allerdings durchaus miteinander einhergehen kann (wenn auch anders, als hier zu sehen), ist mir erst viel später klar geworden. Drauf gekommen bin ich durch meinen guten Freund und Studienkollegen Matze. Das Erstaunliche an Matze ist immer gewesen, dass er nicht nur super strukturierte Mitschriften verfasste, sondern sich vor allem auch beim Lernen voll in eine Sache hinein vertiefen konnte: Wenn man ihn ‘mal erreichen wollte, passierte es des Öfteren, dass das Telefon erst zwei Minuten klingeln musste, bis er schließlich ranging. Er war so konzentriert bei der Sache, dass er alles andere um sich herum einfach vergaß. Mir war damals überhaupt nicht bewusst, was das für eine beneidenswerte Eigenschaft ist! Denn sich wirklich fokussieren zu können, wirkt sich durchweg positiv auf die Qualität unserer Arbeit aus:

• Man ist produktiver und schafft mehr „vom Tisch“, wenn man sich nicht ständig ablenken lässt.
• Die Sachen, die man anpackt sind besser: Die Qualität der Ergebnisse steigt schlichtweg, wenn man nicht immer wieder zwischen den einzelnen Aufgaben hin- und herspringt.
• Aber vor allem: Die Arbeit macht mehr Spaß! Der Amerikanische Psychologe Mihaly Csikszentmihalyi nennt dieses Gefühl „Flow“. Es beschreibt einen Zustand, in dem man glücklich ist, und einem die Arbeit fast wie von selbst von der Hand geht.

So zu arbeiten wurde allerdings nicht jedem von uns in Wiege gelegt. Der eine oder andere würde zudem auch den Einwand äußern, dass dies nicht überall gleichermaßen gut funktioniert, vor allem bei Aufgaben, die uns vom Chef, Professor, Lehrer oder sonstigen Vorgesetzten aufgetragen wurden. Das ist aber genau der Punkt: Es funktioniert eben auch, oder gerade, mit diesen (unliebsamen) Aufgaben, nämlich so:

1. Raum für Konzentration schaffen Egal ob wir eher „kreativ chaotisch“ oder „spießig ordentlich“ sind, wir brauchen in jedem Fall genügend „Platz“ um uns zu fokussieren. Das gilt nicht nur für den Raum um uns herum, also unseren Schreibtisch, oder wo auch immer wir unseren Arbeitsplatz haben, sondern vor allem auch für den Freiraum im Kopf. Hat man ständig einen Stapel Papier auf dem Schreibtisch, gibt es (zu) viele Gelegenheiten, sich von seiner eigentlichen Aufgabe ablenken zu lassen – genauso auch im Kopf: Wenn ich mich den ganzen Tag darauf konzentriere, ja nichts beim Einkauf nachher zu vergessen, mir unbedingt noch eine Notiz für das Team-Meeting am Nachmittag zu machen, und bloß nicht Muttis Geburtstag zu vergessen, dann habe ich nicht den Freiraum, den ich für fokussiertes Arbeiten bräuchte. Die Methode, die ich persönlich am liebsten verwende – wie soll es auch anders sein – ist natürlich das Top 5 Prinzip von Rockefeller. Allerdings habe ich auch Tage, an denen ich mir nur einen einzigen Task vornehme und bewusst alles andere liegen lasse, bis dieser eine Task erledigt ist. Mein Kumpel Matze benutzt zwar auch ein magmag, hat aber eine andere Vorgehensweise, um einen klaren Kopf zu behalten. Da er sich momentan auf die Anwaltsprüfung in der Schweiz vorbereitet (tough shit!), benutzt er das magmag Notizbuch vor allem dazu, seinen Arbeitsplan aufzustellen: Er setzt sich also einmal hin, überlegt, wann welches Thema ansteht und stellt damit den Arbeitsplan auf. Wenn er mit einem Thema durch ist, hält er darin auch die genauen Zeiten fest, so dass er im Nachhinein immer weiß, wie lang er tatsächlich dafür gebraucht hat. So kann er die Planung nach und nach immer weiter verfeinern. Auch wenn Matze ein absoluter Schreibtisch-Chaot ist, schafft er sich damit dennoch Raum für konzentriertes Arbeiten.

2. Ablenkungen ausschalten Ein Problem, das in den letzten Jahren unglaublich stark zugenommen hat, ist die permanente Ablenkung: Alle paar Minuten erreicht uns eine E-Mail, erhält man Chatnachrichten auf Skype oder wird von jemandem angerufen; und dann muss man ja noch den Artikel fertiglesen und die Facebook Freundesanfragen beantworten. Der Mitherausgeber der FAZ, Frank Schirrmacher, vergleicht in seinem Buch „PAYBACK“ – sehr treffend, wie ich finde – die zunehmende Reizüberflutung mit Charlie Chaplins Film „Modern Times“ aus dem Jahr 1936. Der Protagonist (Chaplin) ist hier von der „Arbeitsmaschine“ gefangen und kann nur noch mit Müh und Not mit ihrem Tempo schritthalten. Das ist genau das Problem: Wir bestimmen viel zu wenig, was wir selbst machen wollen bzw., was eine wirklich wichtige Aufgabe ist! Es ist ja auch meist viel leichter in „hyperaktive Geschäftigkeit“ zu verfallen und dann, am Ende des Tages, anderen vorzujammern, wie viel man doch zu tun hat. Wirklich geschafft hat man dabei aber nichts, man hatte nur „viel zu tun“. Erfolgreiche Menschen, zu denen auch einige der reichsten Menschen der Welt zählen, haben für sich erkannt, dass die permanente Ablenkung durch Nichtigkeiten der größte Produktivitäts- und damit auch Geld-Killer ist. Sie lassen es sich sogar Geld kosten, nicht ständig unterbrochen zu werden und engagieren hierfür Assistenten, Telefonisten, Haushaltshilfen usw. Das kann sich nun nicht jeder leisten, aber bevor man diese Maßnahmen ergreift, kann man unzählige andere Dinge tun, um mögliche Ablenkungen zu reduzieren. Die einfachsten sind: Handy aus (wofür haben wir denn eine Mobilbox?), E-Mail Benachrichtigung abschalten, Skype aus, feste Zeiten für Facebook festlegen, Arbeitsblöcke in den Kalender eintragen, etc. Das Beste aber ist es, ganz einfach nur mit den Mitteln zu arbeiten, die wirklich gebraucht werden. Für Juristen wie Matze reichen dazu ein Gesetzestext und ein Notizbuch. Man kann sich strukturiert den Lernstoff erarbeiten und aufkommende Fragen für später notieren, die man dann gesondert im Internet recherchiert. So kommt man gar nicht erst in Versuchung, sich dann auch noch durch die zehn anderen Browser-Fenster durchzuklicken, und von einem Artikel zum nächsten zu surfen.

3. Die Kleinigkeiten machen den Unterschied

Gerade wenn man einer eintönigen Aufgabe nachgeht – fast jede Tätigkeit wird einmal langweilig, sobald eine gewisse Routine eingekehrt ist – neigt man dazu, seine Arbeit pauschal zu verurteil – “Willkommen im Jammertal!“, alles ist Montagmorgen und sowieso immer schon ätzend, und bei den Anderen ist alles besser – klar. Das ist ein großer Trugschluss! Was also tun, um die eigene Arbeit angenehmer zu gestalten? – Richtig , auf die Kleinigkeiten achtgeben! Es sind nämlich die kleinen Dinge, die uns für gewöhnlich aufheitern: Blumen, ein nettes Gespräch mit Kollegen, ein kurzes Schlendern im Park während der Mittagspause, oder ein Bierchen mit Freunden. So ist das auch bei der Arbeit: Man muss sich die Kleinigkeiten suchen, die einen aufheitern, Dinge, die uns dazu bringen auf jedes Detail zu achten, so dass es uns leichter fällt, sich, nach dieser „Ablenkung“, erneut wieder voll hinein zu vertiefen. Manchmal bedarf es nicht mehr als eines kleinen Farbklekses, und schon die Welt ist wieder in Ordnung. Matze hat so auch gleich eine „Selfmade Lösung“ für das Problem mit den Seitenzahlen beim magmag gefunden: Das Notizbuch eines Künstlers sieht sicherlich nochmal völlig anders aus, aber hier ist ja auch ein Jurist am Werk, und für einen Juristen ist das schon ziemlich gut geworden! Wer also seine Arbeit gut plant, um genügend Freiraum für fokussiertes Arbeiten zu schaffen, das Handy mal mit der Mobilbox allein lassen kann und Spaß an den kleinen Details bei der Arbeit entwickelt, der wird überrascht sein, was man an einem Tag so alles wegschaffen kann – und das mit Leichtigkeit!