Egal ob Angestellter oder Freelancer, wir alle kennen das Problem: man sitzt vor einem riesigen Berg Arbeit, die „To-Do- Liste“ zum Bersten voll mit „sehr wichtig“-Aufgaben und eigentlich hätte die Hälfte schon vorgestern erledigt werden sollen. Bis man dann die wirklich wichtigen Sachen herausgepickt hat, ist der halbe Tag schon wieder rum, ohne nennenswertes Ergebnis – frustrierend, oder? Aber soweit muss es gar nicht erst kommen! Oft sind es nur Kleinigkeiten, die uns davon abhalten, produktiv zu arbeiten. Es genügt meist schon, ein paar simple Regeln einzuhalten – die fünf wichtigsten habe ich Ihnen hier einmal aufgeführt:

1. Ein minimalistisch eingerichteter Arbeitsplatz
Je weniger auf dem Schreibtisch herumliegt, desto weniger Ablenkung gibt es. Zwar vermittelt es einem ein wohliges Gefühl, Fotos der Lieben um sich herum aufzustellen und den Schreibtisch anderweitig zu verschönern, der eigenen Konzentrationsfähigkeit ist dies jedoch meist abträglich. Deshalb gilt: Weniger ist mehr – alles, was man nicht unbedingt zum Arbeiten braucht, hat zu verschwinden!

2. Fokussiert bleiben
Dies ist meist einfacher gesagt als getan, vor allem wenn man Freelancer oder selbstständig ist und viel von zu Hause aus arbeitet. Es gibt oft einfach viel zu viele Ablenkungsmöglichkeiten, die einen schnell dazu verleiten, ein bestimmtes Projekt zu sehr zu vernachlässigen. Deshalb: Eins nach dem Anderen abarbeiten! Man ist immer schneller fertig, wenn man sich die Dinge der Reihe nach vornimmt – erfolgreiches Multitasking ist ein Mythos.

3. Unnötige Programme schließen
Wann immer ihr euch Zeit zur Bewältigung einer spezifischen Aufgabe nehmt: Beendet alle Anwendungen auf dem Mac oder PC und macht alle Browser-Fenster zu, die euch von der Arbeit ablenken könnten. Programme wie TweetDeck, Firefox oder Outlook sind zwar tolle Tools, aber auch wahre Produktivitäts-Killer.

4. Die Magie der Deadline
„Was du heute kannst besorgen, …!“ Ja, ja ich will es gar nicht wiederholen, so angestaubt ist diese Weisheit und dennoch will sie einfach nicht aus der Mode kommen. Auch wenn es schwer fällt, muss man wann immer man sich ein Ziel gesetzt hat, dies auch im dafür angesetzten Zeitrahmen erledigen. Ist die erste Frist verbummelt, wird sich dies wie ein roter Faden durch das ganze Projekt ziehen. Ich halte zwar nicht viel von superhartem Zeitmanagement bzw. davon jeden noch so kleinen Task mit jeder Eventualität bis ins Detail zu planen. Aber ohne eine Deadline wird eine Aufgabe nie fertig. Erstaunlicher Weise schaffen viele in der Woche vor einem Urlaub mehr Arbeit weg, als in einem ganzen Monat – das ist die Magie der harten Frist am Ende der letzten Woche im Büro. Warum also nicht auch an einem normalen Arbeitstag?

5. Aufgaben richtig portionieren
Eine effiziente Aufgabenplanung wirkt Wunder! Hierbei sollte man wie folgt vorgehen: Man schaut sich zunächst die Projekte an, die in der kommenden Woche anstehen. Das geht am besten ganz entspannt am Sonntag Abend beim Tatort oder Bierchen. Was ich jeweils auch noch mache, ist eine Übersicht über meine Wochentermine aufzustellen. So geht mir nichts durch die Lappen. Aus diesen picke ich mir dann meine Tages ToDo´s. Manchmal setze ich dabei schon alle Aufgaben für jeden Tag am Anfang der Woche fest. Aber selbst wenn ich das nicht mache oder die Woche mal wieder anders verläuft als geplant, habe ich so eine Quelle auf die ich zurückgreifen kann, um sicher zu gehen, dass nichts Wichtiges vergessen wird.

Ob man dabei die Rockefeller-Methode aus dem magmag-Notizbuch verwenden möchte oder doch lieber nach dem Prinzip One Task Per Day arbeitet, bleibt jedem selbst überlassen. Die Grundregeln bleiben die gleichen.